Por Santiago Alzate Cotes, director de las especializaciones en Gerencia Logística y en Gerencia de Producción y Operaciones del Instituto Forum
La gestión de compras se enmarca como un proceso logístico que adquiere bienes y servicios, en el marco de la cadena de suministro, con el objetivo de apoyar las operaciones internas y externas de la organización de manera planificada, y orientada hacia los objetivos y las necesidades específicas de la empresa. Además, implica identificar y evaluar a los proveedores potenciales, negociar acuerdos comerciales favorables y mantener una relación sólida y efectiva con los proveedores seleccionados (Barata et al., 2022).

La relevancia estratégica de las compras en los últimos años radica en su capacidad para contribuir al logro de los objetivos competitivos de la empresa, como la reducción de costos, la mejora de la calidad del producto y el tiempo de comercialización, y el aumento de la variedad de productos. Además, la gestión estratégica de las compras (también la llamaremos “abastecimiento estratégico”) permite a las empresas obtener ventajas competitivas específicas, al establecer relaciones sólidas con los proveedores clave y alinear sus actividades de adquisición con la estrategia general de la cadena de suministro.

Durante muchos años, esta función se caracterizó por ser altamente transaccional y centrada en la obtención de bienes y servicios al mejor precio posible, y enfocada en la adquisición eficiente (tiempo) para apoyar la operación interna de la organización; un enfoque completamente transaccional. A partir de las presiones inflacionarias, la incertidumbre en la tasa de cambio, las presiones en la cadena de suministro y las demandas cambiantes del mercado, las compras han evolucionado de una función operativa a una estratégica en las organizaciones. La estrategia de compras implica ahora tomar decisiones que van más allá de la simple adquisición de productos, considerando varios aspectos, como la selección de proveedores, la gestión de relaciones, la mitigación de riesgos y la innovación en la cadena de suministro.

Dadas las condiciones actuales de las empresas, el proceso de compras se convierte en un motor estratégico que impulsa la cadena de suministro y contribuye al éxito empresarial. Direccionar el proceso de compras desde un enfoque realmente estratégico permite a las empresas optimizar sus operaciones, al garantizar la obtención de productos y servicios de calidad al mejor precio posible y en el momento adecuado. Además, ayuda a las empresas a gestionar eficientemente sus recursos financieros, al negociar acuerdos favorables con proveedores, lo cual puede resultar en costos más bajos y en mayores márgenes de beneficio. Para desarrollar un proceso de abastecimiento estratégico, se han identificado de manera resumida las siguientes etapas:

• Análisis y evaluación de la situación actual

En esta etapa, se analiza la situación actual del proceso de compras en la empresa. Esto implica identificar las fortalezas y debilidades del proceso, así como las oportunidades y amenazas en el entorno empresarial. Esta etapa también incluye la evaluación de los proveedores actuales y su desempeño, así como la identificación de posibles proveedores alternativos. Debemos responder a la pregunta: ¿dónde estamos?

• Establecer objetivos

Partiendo de un involucramiento y respaldo de la gerencia, debemos establecer qué queremos lograr del proceso de abastecimiento, identificando objetivos claros y medibles. Estos pueden incluir la reducción de costos, la mejora de la calidad de los productos y servicios adquiridos, el aumento de la eficiencia en la cadena de suministro, el desarrollo de relaciones estratégicas con proveedores y la innovación en el proceso de compras.

• Resistencia al cambio

El tercer elemento que debe abordarse al implementar una estrategia de compras estratégicas es la resistencia al cambio, que puede surgir tanto de los empleados como de los proveedores. Debe empezarse en las personas. Cambiar los viejos enfoques y las maneras de ejecutar ciertas tareas es determinante para implementar mejores prácticas de abastecimiento estratégico. Es necesario capacitar y comunicar a los empleados sobre los beneficios y objetivos de la estrategia de compras estratégicas, para que comprendan la relevancia del cambio y se comprometan con ello, pero también escuchar requerimientos, necesidades, inquietudes e ideas.

• Gestión por categorías

La gestión por categorías es una herramienta fundamental en el proceso de compras estratégicas. Permite dividir los distintos productos o servicios que la empresa necesita adquirir en diferentes categorías, lo cual facilita analizar y tomar decisiones estratégicas. Se basa en una división de los bienes o servicios comprados, en función de las características comunes, como proveedores, materiales o tecnología utilizada. También, con base en sus ritmos de compra, considerar la ubicación de los proveedores, el impacto en el gasto y la dificultad en su consecución, entre otros factores relevantes.

• Gestión de riesgo - impacto

La gestión del riesgo es otro aspecto clave en las compras estratégicas. Se refiere a la identificación, evaluación y mitigación de los posibles riesgos asociados a las compras, como la falta de suministro, la calidad deficiente de los productos o el incumplimiento en los plazos de entrega. En cuanto a la gestión del impacto, es determinante evaluar y comprender los posibles efectos de las decisiones de compras en la organización y sus diferentes procesos.

Esto puede incluir el análisis de los costos totales de propiedad, el estudio de diferentes escenarios de riesgo y la adopción de medidas para minimizar los impactos negativos. Además, es fundamental establecer relaciones sólidas con los proveedores estratégicos. Se pueden utilizar diversas herramientas, como la Matriz de Krailjic, el análisis de riesgos SWOT o el análisis FODA, al igual que matrices de riesgo - impacto o análisis de mercado de proveedores. La gestión por categorías y la gestión del impacto de riesgo son dos aspectos clave en las compras estratégicas. Estos enfoques y prácticas permiten a las empresas tomar decisiones informadas y mitigar los riesgos asociados a las compras, al tiempo que optimizan los recursos y maximizan el valor agregado para la organización.

• Alianzas estratégicas y gestión de relaciones

El siguiente paso consiste en identificar a aquellos grupos de interés internos que generan mayores necesidades de abastecimiento, ya sea por volumen, impacto financiero o priorización. Debe trabajarse "junto" a los clientes internos, no "contra" ellos; es determinante que el equipo de compras sea altamente relacional y esté en constante comunicación con todos. Pero también es determinante que ubique, seleccione, conozca y desarrolle a los proveedores con los cuales se establecerán alianzas estratégicas y se generará un trabajo en cooperación. Estas alianzas estratégicas y la gestión de las relaciones con los proveedores son fundamentales para garantizar un suministro confiable y satisfacer las necesidades de la empresa de manera eficiente.

• Medición de resultados y mejora continua

Por último, el equipo de compras debe desarrollar sistemas basados en una analítica de datos, que permitan medir y evaluar constantemente los resultados y el desempeño de las compras estratégicas, evaluando los indicadores clave, como los tiempos de cotización y de entrega, el cumplimiento y la calidad, el costo total de la propiedad, la satisfacción del cliente interno, entre otros. Es absolutamente obligatorio que los datos gobiernen las decisiones de las nuevas compras o de los contratos, asegurando que se tomen acciones correctivas cuando sea necesario y que se busquen constantemente oportunidades de mejora. Los datos no son solo una herramienta para medir y evaluar, sino que brindan información valiosa para la toma de decisiones estratégicas de compras en el futuro.

No podremos hacer nada sin datos; debe ser una decisión clave, estratégica y obligatoria.

De esta manera, se garantiza que las compras estratégicas sean un proceso continuo de mejora, adaptación y optimización, permitiendo a la organización mantener una ventaja competitiva en el mercado y lograr sus objetivos comerciales a largo plazo.

Las compras, ahora visibilizadas desde una conceptualización diferente, obligan a las empresas a profesionalizar a las personas que toman decisiones en este ámbito y a observar el proceso desde una perspectiva más integral y estratégica: la contratación.

Las compras son el ejecutor del gasto en la organización y no pueden ser vistas como un simple trámite administrativo. Este nuevo enfoque permite optimizar la eficiencia y efectividad de las compras estratégicas, agregando las mejores prácticas tecnológicas posibles, como sistemas de automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés), subastas y catálogos en línea, inteligencia artificial o plataformas de e-procurement (subastas electrónicas de precios).

Por último, se destaca cómo las compras estratégicas deben ser un proceso continuo de mejora y adaptación, a medida que cambien las necesidades y condiciones del entorno empresarial. La presión en las empresas que deben mejorar sus márgenes lleva a revisar la posibilidad de comprar mejor, convirtiendo a esta función en una ventaja competitiva clave. Además, es una oportunidad fundamental para innovar en cómo se obtienen los bienes y servicios necesarios para el negocio.

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